Square + NetSuite 集成

Square 存款已扣除费用,因此金额从未与客户支付金额匹配。将其追溯回 NetSuite 每周需花费数小时。

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Square 标志

The Problem

Square 结算为扣除费用后的净额。1000 美元的一天存款为 971 美元。NetSuite 需要全额加上拆分出的费用支出。

Square 处理线下、线上甚至发票。但存款以扣除费用后的净额入账。1000 美元的销售日不会产生 1000 美元的存款。更像是 971.20 美元。现在您需要追踪 28.80 美元,跨越数十笔交易进行对账。

何时 Square + NetSuite 集成是更佳选择

净存款被记为总收入

银行显示 Square 存款,有人将其记为销售收入。但它是总销售额减去费用减去退款加上小费。GL 从一开始就是错的。

存款拆分为总额构成

每个 Square 存款拆分为总销售额、处理费、小费、收取的税款和退款。收入反映客户支付金额,费用过账到其各自的费用账户。

小费虚增收入,薪资负债未被记录

小费与销售款在同一存款中入账。若不分离,会高估收入,且应付给员工的金额直到月底有人发现才会记录。

小费从第一天起即过账为薪资负债

小费金额过账到 NetSuite 中的应付小费账户。当薪酬运行并支付小费时,负债即清除。无需猜测应付金额。

税款已收取但未在账簿中单独列示

Square 收取销售税,但它被捆绑在存款中。如果您的税款负债账户未每日更新,您只能在申报时估算应付金额。

每笔交易税款均过账至负债账户

每笔 Square 交易的销售税过账到 NetSuite 中的应付税款账户。余额在您需要时就在,而不是在季度末基于估算构建。

多地点库存数量从不一致

三个 Square 地点,三个 NetSuite 仓库。地点 A 的销售减少 Square 的计数,但 NetSuite 保留旧数字,直到有人手动更新。

库存调整按地点自动同步

每个 Square 地点映射到一个 NetSuite 仓库。任何地点的销售、退货和调整都会更新相应仓库的数量,无需人工干预。

在拉取报告之前,退款在总账中不可见

Square 将退款与当日存款净额冲抵。财务部门无法看到发生了多少退款或成本多少,除非下载单独的报告并进行交叉引用。

每笔退款在 NetSuite 中获得独立的贷项条目

每笔退款在 NetSuite 中创建一个与原始销售关联的贷项凭证。退款数量、原因和趋势在保存的搜索中可见,无需离开系统。

对账成为团队成员每周的项目

某人下载 Square 结算报告,将其与银行存款进行比较,并尝试将两者匹配回 NetSuite。这需要数小时,且错误会延续。

每日对账变为快速核查

由于每日正确过账各项总额组件,NetSuite 中的银行对账变为抽查,而非项目。净存款金额与各组成部分之和一致。

Square + NetSuite 集成

范围界定前我们将确认的事项

您的 POS 设置、地点数量和支付组合决定了集成应如何工作。

地点与交易

您运营多少个 Square 地点,处理哪些交易类型,以及每个地点是否过账到单独的子公司。

收入明细与过账

您需要 Square 票据中的项目级明细还是每日汇总,以及费用和小费应如何记录。

库存归属

库存是存在于 Square、NetSuite 还是两者之中,以及库存水平是否需要在系统间保持同步。

退款与对账

退款和作废如何冲销原始 NetSuite 条目,以及是否需要按支付级别的银行存款对账。

Crash illustration

我们将根据您的设置设计正确的同步频率、过账结构和地点映射。

SQUARE + NETSUITE

集成工作原理

Square 存款在过账到 NetSuite 之前会被分解为总销售额、费用、小费、税款和退款,每个组件都会路由到正确的 GL 账户,并且每个地点的库存会自动更新。

1
存款在进入总账前完成分解
每笔 Square 结算拆分为总销售额、费用、小费、税款和退款,每项分别过账到对应的 NetSuite 账户。
2
小费按每笔交易过账为薪资负债
小费金额在应付小费账户中创建条目。当小费通过薪资发放时,该负债在两个工资周期之间清零。
3
销售税每日过账至负债账户
每笔 Square 交易收取的税款当天过账到应付税款账户,反映实际义务而非估算。
4
地点销售映射到 NetSuite 仓库记录
每个 Square 地点映射到一个 NetSuite 仓库。销售、作废和调整更新匹配的仓库记录,无需手动输入。
5
每笔退款生成关联的贷项条目
每笔 Square 退款在 NetSuite 中生成与原始销售关联的贷项凭证,在保存的搜索中可见,无需外部报告。
日终结账变为抽查
随着组件每日正确过账,净额存款与 NetSuite 匹配。银行对账变为验证,而非重建。

大多数 Square + NetSuite 集成在两周内完成范围界定,并在 4 到 6 周内上线。让我们为您规划。

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Square + NetSuite 资源

NetSuite Food and Beverage Automation
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Workato NetSuite Integration Cover
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在当今竞争激烈的零售环境中,将 WhatsApp 作为即时通讯工具与 NetSuite 集成可以彻底改变客户旅程。
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Square + NetSuite 集成

常见问题

Square 将退款与当日的结算相抵,因此退款金额在存款中不可见。该集成在 NetSuite 中将每笔退款作为单独的贷项凭证过账,并关联到原始交易。您可以完整查看退款金额和原因,无需从 Square Dashboard 单独导出报表。

Square 集成的主要成本驱动因素取决于您是仅处理 Square POS,还是需要管理 Square Online 和 Cash App 付款等多个产品——每个产品都有不同的数据结构,需要单独配置。Celigo 或 FarApp 等预构建连接器可以处理基本的订单和付款同步,但 Square 的每日批量结算在您需要获取提示、修饰符或 Square Capital 贷款扣款等交易级详情时会产生对账问题。大多数企业低估了将 Square 的捆绑费用和多地点数据映射到 NetSuite GL 账户和子公司的复杂性,尤其是在 API 速率限制迫使您进行大容量批量同步时。当您意识到 Square 没有原生 NetSuite 集成时,真正的范围会扩大——您要么需要配置预构建的 iPaaS 流程(每种数据类型仍需 1.5-5 小时的设置时间),要么需要构建自定义 OAuth 连接(需要 8-12 周时间来正确处理重复客户和税务映射)。

大多数实施项目将在 4 至 6 周内上线。前两周为范围定义阶段:将 Square 的资金入账结构映射至 NetSuite GL 账户,定义小费、税款和费用应如何过账,以及设置库存的位置映射。开发与测试需要另外两到四周,其中包括并行运行阶段,在此阶段会将自动过账与当前的手动流程进行对比。

是的。每个 Square 门店都会映射到 NetSuite 仓库或地点记录。任何 Square 门店的销售、退款和库存调整都会自动更新相应的 NetSuite 库存。如果您在 Square 中添加新门店,它将在配置期间映射到 NetSuite 仓库,并立即开始同步。

通过 Square 收集的小费会过账至 NetSuite 中的应付小费负债账户。它们在交易层面与收入区分开来,因此您的营收总额不会被虚增。当您通过薪资发放小费时,该负债即结清。您的财务团队不再需要从 Square 报表中计算小费总额。

Square在存入您的银行之前会扣除处理费用。该集成通过从Square的API拉取总交易数据并以全额过账收入来反转该净额处理。费用转到专用支出账户。您银行中的净存款随后与总收入减去费用、小费、税款和退款的总和相核对。

是的。Square Online 订单、店内 POS 交易以及 Square Invoice 付款均通过同一 API 处理。该集成会根据渠道标记每笔交易,使您能够在 NetSuite 中分别分析 POS 与线上渠道的业绩表现。

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